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Know-how

【デジタル管理は時代遅れ!?】紙とペンでできるタスク管理術

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こんにちは、ディレクターの佐藤です。 世の中には様々なタスク管理アプリやオンラインツールがあります。 IT業界の方などは特にアプリやツールをうまく使ってサクサクとタスク管理していそうなイメージ。 私もツールを駆使してカッコ良くタスク管理出来るようになりたい!

そんな訳で弊社のメンバーに聞き込み調査をしてみた所、アプリやツールを使っていたことはあるけど、それを起動して、タスクを記入して、管理して…というタスク管理タスク自体が億劫になって結局やめました、という意見が多数。
意外にも「紙」を使ったアナログなタスク管理方法が一番便利!という声が多かったのでご紹介します。
大事なのはタスク管理自体がとにかく手間にならないようにすること。
「紙にペンで書く」だけという方法は、タスク管理が苦手な方でも簡単に取り入れられると思いますので、是非試してみてください。


負担にならない「紙にペンで書く」タスク管理方法

メンバーに聞いたタスク管理方法を、ポイントごとにまとめて紹介します。基本的な流れはこんなかんじ。

  1. 自分の抱えているタスクをリストアップ
  2. 緊急度、重要度を軸に優先順位をつける
  3. その順序でタスクをやっていく
  4. 終わったらチェックしてタスクを消す

    一見単純すぎるように見えますが、以下のポイントを押さえることで便利さがアップします!

1. 自分の抱えているタスクをリストアップ

やるべきタスクをリスト化し、1枚の紙にまとめます。「4.終わったらチェックしてタスクを消す」でも後述しますが、リストは1日1枚で管理するのがポイントです。紙はノートでも、付箋でも、メモ用紙でも、自分が使いやすいものでOK。

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2. 緊急度、重要度を軸に優先順位をつける

タスクの優先順位をつけます。
ここで覚えておくと便利な時間管理マトリクス※という考え方の登場です。これは重要度と緊急度を軸に作られる4つの領域のことです。

時間管理マトリクス

このそれぞれの領域にタスクを入れて優先度を整理してみます。
上の付箋を当てはめるとこんな感じになります。

時間管理マトリクス

プロジェクトの進行を第一に考えると「相手がいるもの」「期限が近いもの」は①に入ってきます。
私の場合は①と②を「今日やるべきこと」として必ずその日のうちに完了し、③は「今日やった方がいいこと」で翌日に持ち越してもまあOK、④は翌日以降にやった方が良いもの、として整理しています。

また、優先度に関わらず10分以内の短時間で完了するタスクをピックアップしておき、重要度の高いタスクのスキマ時間にそのタスクを完了させて時間を効率的に使うというメンバーもいました。

※詳しくは『7つの習慣』という書籍で説明されています。

3. 優先順でタスクをやっていく

さて、優先順位通りにタスクに取り組んでいくのですが…
仕事をしていると突然新しいタスクが舞い込んできます。
こういった「想定外」への対処方法は主に以下のような2タイプでした。

  • 新規タスクが10分程度の短時間で終わるものならその場で片付ける。
    短時間で終わらない新規タスクは、タスクリストに追加して優先順位を整理する。

短時間で終わるタスクは速攻で片付けるというのは、「2.緊急度、重要度を軸に優先順位をつける」でも出てきましたが、効率良く業務を進めるコツの一つです。
ちなみに、こういった新規タスクが舞い込む原因となるのが主にメールかと思います。メールは、受信したらすぐにチェックして内容を見て対処を判断する、というメンバーがほとんど。何か作業している間はメールをチェックせず切りの良いタイミングでまとめて見る、というのは少数派でした。

4. 終わったらチェックしてタスクを消す

タスクをリスト化しておくことの醍醐味はコレだと思います。

付箋イメージ2

終わったら消す!!達成感があります。

上記の付箋では、時間管理マトリクスの①と②に入るタスクには頭に★をつけ、③に入るタスクは◯をつけています。

その日のタスクが完了したらリストを見返し、残ったタスクを次の日用の紙に書き写します。これをやらないと、やり残したタスクをうっかりやらないまま放置…なんてことになりかねます。
一日の終わりに次の日のタスクを整理しておくだけで、朝、パソコンの前に座って「さて、何から手をつければいいんだっけ…」という状態にならずに、スムーズに仕事に取り組むことが出来ると思います。

私はその日のタスクリストは終わったら捨てる派ですが、中にはきちんとファイリングして後から見返せるようにしているという几帳面なメンバーも。尊敬。


重要な事柄はツールを使ってリマインド

日々のタスクの中には、この資料を◯日までにクライアントに提出、この日にデータ納品、など、ハズしたらまずいクリティカルなタスクがあります。

そういったものは、

  • 毎日見る卓上カレンダーなどに書いておく。毎日見るものに書いてさえおけば見る度に思い出す!
  • googleカレンダーやスマートフォンのカレンダーなどのツール・アプリに登録し、期限が近づいたらアラートが送られてくるようにする

という対処をしているメンバーが多かったです。

重要度の高い事柄は、日々のタスク管理とは違うツールを使って忘れないように工夫をしているんですね。


時間がない人のためのタスク管理まとめ

総括するとポイントは以下のようなところです。

  • タスクリストは1日一枚で管理する。
  • タスクは優先順位を必ず設定する。優先順位は「緊急度・重要度の高いもの」「相手がいるもの」を軸に考える。
  • 想定外の新規タスクは10分で出来るかを基準に対処する。
  • 明日やることを一日の終わりに整理することで次の日の業務が楽になる。

以上、紙とペンでできるタスク管理方法をご紹介しました。
自分に合うタスク管理方法を見つけてデキる仕事人になりましょう!

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この記事を書いたメンバー

佐藤 ゆり奈 ディレクター

東京生まれ、茨城育ち。キャンプと漫画とくだらない笑いが大好きです。
今まではなんでも自分でやりたい派でしたが、最近はチームの成長を一番に考えてます。

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