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「決める場」に変えることでサクサク会議に。会議を組み立てるABC

「決める場」に変えることでサクサク会議に。会議を組み立てるABC

会議ってめんどくさい。

みなさん、会議してますか?
制作内容のすり合わせ、クライアントとの打ち合わせ、社内の上申のための承認会議などなど…
みなさんの仕事の中でも会議はいたるところで発生していると思います。

私は営業・ディレクターという立場もあり、仕事の半分以上が会議の時間!
朝から晩まで会議で埋まるようなことも珍しくありません。
でも、会議って一筋縄ではいかないことも多いです。

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事前に準備して資料を作って、複数人の予定をがんばって調整したのに、じゃあ会議をやりましょうってなった途端に参加者から、

「これってなんの会だっけ?」
「何決めればいいの?」
「そもそもこれの前提どうだっけ?」
「君の考えはどうなの?」

…というようなことを言われて自分が予想していた通りに会議が進まず、何も決まらないまま時間が過ぎ会議が終了してしまったといったことは、皆さんもご経験があるのではないでしょうか?

会議を「決める場」に変えることでサクサク会議に。
今回は、私がそのために日頃意識している事前準備の「ABC」について、お話しします。

※ 本記事は、「JBUG東京#21 プロジェクトマネジメントをアンラーン」でのLTを記事化したものです。LTのスライドはこちらをご参照ください。

会議の失敗はだいたい「認識共有の不足」

基本的な考え方として、会議を「その場で話し合う場」だと考えていると、失敗に陥りがちです。
同じ話を同じように聞いていても、人によって感じる印象は違います。また、持っている知識や経験に差があり、会話する前提自体に差があることで議論のスタートラインが揃っていないこともあるでしょう。

そのような「認識共有が不足している状態」を理解せずに「会議の中で話せばいいか」と考えてしまうと、会議の時間をそれの解決に取られて、時間内に会議の本題にたどり着かなかった…となってしまうわけです。

そのため、私は会議を「事前に準備したものを“決める場”」と捉え、参加者との認識共有を意識し、次のステップに進むための場として有効活用することを目指しています。
そしてその考え方こそがプロジェクトを推進するポイントだったりします。

会議を「話し合う場」から「揃えて、決める場」に変えるために。
私は会議のABCに沿って事前準備を行うことを大事にしています。

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会議を決める場にするための「ABC」

ABCとはそれぞれ以下の内容を表しています。

内容 説明
Agenda(議題) 何を話す必要があるかという“題目
Background(背景) なぜその話をする必要があるのかという“前提
Conclusion(結論) 何が決まっている・どういう状態になっている必要があるかという“目的

Agenda(議題)はその会議の中で話すお題目です。
事前に内容をリスト化して参加者に共有することがおすすめです。この時、それぞれの内容に掛ける時間を合わせて伝えることがポイント。それぞれの内容にどれだけ時間をかけて良いのか、残りはどれだけ話す内容があるのかを明確にしましょう。

Background(背景)はなぜその内容を話すのか、という前提です。
週次での定例、会議を準備する側は前回の会議での指摘を受けて修正したつもりでも「そんな話しましたっけ?」なんてことも少なくありません。
「前回の××の指摘内容をもとに修正を行ったものの共有になります」「××でやり取りしていた内容についての回答についてですが」など、それぞれの内容の背景、理由を明確にしましょう

Conclusion(結論)はその会の目的・結論となる内容です。
プロジェクト進行においてよい会議とは、「次にやることが決まること」だと私は考えています。
参加者全員が「この会は××を決める必要がある会だ」ということを認識した状態で会議を進めることで、その目的に向かって会議を進めることができます。


会議においては上記ABCそれぞれが過不足なく準備されていることが重要です。
それぞれの要素が不足している会議は、以下の状態に陥りがちです
(皆さんもこのようなご経験があるのではないでしょうか?)

Aの準備が不足している時

→ 参加者が「集められたのはいいけど、なんの話をするの?」の状態になり、
会議内容の整理から行う結果、無駄に時間がかかる

Bの準備が不足している時

→ 「なんでこの話してるんだっけ?」の状態で話が進むことで頻繁に脱線が起こり、
結論に向けた議論が進まない

Cの準備が不足している時

→ 話自体は盛り上がったはずなのに、会議後「結局なにが決まったんだっけ?」となり、
次のアクションが定まらない

大事なのは「何を目的に会議をするか」から考えること

会議を「決める場」にすることにおいて重要なのは、 参加者の認識を揃えることが不可欠です。
そのために、上述のABCは参加者に「会の前提」と「目指す結論の方向性」、この二点の認識を揃える上で重要な要素になります。
(逆に言うと全ての参加者がABCの認識がバッチリ揃っているのであれば、上記のような準備はいらなくなります。ただ、そんなことはなかなか無いので、やはり必要になってくるわけですが…)

日々の仕事に忙殺されている中、差し込まれた会議の目的がふわっとしたまま始まると、参加者は会議の内容に集中することは難しいでしょう。

「ABC」をまずは明確にしてから話し出すことで、相手を聞く姿勢に向けることができるのではないでしょうか。

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この記事を書いたメンバー

PM・Webディレクターを経験後、営業に転身しました。
ビジネスとクリエイティブ、両面からクライアントの課題を捉え解決に取り組んでいます!

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