WNT-Know-how-20130508
Know-how

「つたわる」資料を「すばやく」つくる!悩んで手が動かない人に送るプレゼン資料の作り方

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こんにちは、ディレクターの田川です。
「資料内での話の運び方がわからない…」「資料に盛り込むべき範囲に迷う…」「パワーポイントの操作に手こずる…」こんな悩みをひとりで抱えたまま提出日を迎えてしまった経験はないでしょうか。
プレゼン資料は、まずはとにかく形にして人に説明し、第三者の具体的な意見をもとに修正を重ねた方が、効果的にブラッシュアップすることができます。今回は、頭の中で悩みすぎて手が動かない人のために、「つたわる」資料を「すばやく」つくる方法をご紹介します。


資料の流れと枚数をフォーマット化しよう

資料をつくりはじめるにあたって最初に悩むのは、資料内の話の流れと、盛り込むべきボリュームではないでしょうか。
そんな時は、過去にプレゼンがうまくいった資料や先輩の資料などをお手本に、資料を何枚にまとめて、それぞれのページに何を書くのか、事前にフォーマット化しておくのがオススメです。構成が整理されたフォーマットに、企画内容を当てはめることで、話の筋道がしっかりした「つたわる」資料を、悩まずに「すばやく」作成することができます。

以下の項目は、フォーマットの一例になります。
構成に正解はありませんが、まずはあまり悩まずに、このフォーマットを使って、企画内容を整理してみてください。

フォーマットの一例
  • 1枚目:企画の前提確認
  • 2枚目:現状の分析
  • 3枚目:分析から抽出される課題
  • 4枚目:課題に対する解決策、目指す状態
  • 5〜7枚目:具体的な提案内容(コンセプト、手法、技術など)
  • 8〜10枚目:提案を実施した後のメリット(今後の展望、次の行動など)

まずは手書きで作り出そう

悩むイメージ

資料化する際に、時間短縮を狙って、すぐにパワーポイントなどで作り出す人もいますが、いきなりデータで作り出すのは、かえって効率が悪い場合があります。
作成している間に、レイアウトの微調整や文字数の増減など、企画の見せ方以外の細かい部分が気になってしまい、その調整に時間を取られてしまうことが多いからです。
また、資料内の図版作成も、パワーポイントの図形ツールの組み合わせで作成しがちなので、資料の見え方として、単調なものになってしまう場合があります。
それに比べて、手書きで作り出すと、細かい見た目にとらわれずに資料化でき、図形作成や修正作業も気軽に行うことができます。
資料の内容がほぼ決まり、人に伝わるようになるまでは、手書きですばやくブラッシュアップを繰り返し、その後清書するような意識でパワーポイントに向かうと、画面上で迷いながら作業を進めるよりも効率的です。


レイアウトはルールを決めると楽になる

資料のページレイアウトが苦手な人は、文字サイズや、写真やテキストなど要素の数、箇条書きの数など、
大きさや数をゆるくルール化しておきましょう。
ルール化しておくことで自ずと大体のレイアウトが決まり、悩まずに作成できます。以下は、プレゼン時により相手に伝わりやすいように実践している一例になります。

レイアウトルールの一例
  • 「文字サイズは30ポイント以上」
  • スクリーンを使ってプレゼンをする場合、これ以下だと読みづらいからです。

  • 「ブロックや箇条書きは3〜5つまで」
  • 心理学者のジョージ・ミラー氏は、普通の人間が一度に認識できる数は5つまでと発表しています。

  • 「強調色はクライアントのコーポレートカラー」
  • こちらは特に根拠はありませんが、色選びに迷ったらクライアントになじみのある色を使うようにしています。

上記のように、あらかじめプレゼン時も考慮したルールにしておくことで、より見やすく、言いたいことが伝わりやすい資料に近づきます。


まとめ

いかがでしたでしょうか。
プレゼン資料は、人に説明してみることで気づくことが数多くあり、アウトプットとブラッシュアップの回数で、内容や見せ方のクオリティに差がつきます。
とにかく一度すばやく資料化して、ブラッシュアップの時間を確保するようにしましょう。
資料の作り方の設定には、元アップル社のエバンジェリスト、ガイ・カワサキ氏の有名な「10/20/30の法則」を参考にしていますので、ぜひ調べてみてください。

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この記事を書いたメンバー

田川 遼史 ディレクター

札幌出身。でも好きなのは沖縄とハワイ。
ワイヤーフレームとプロトタイプを作っているときに幸せを感じます。
最近の趣味は酔っ払ってウクレレを弾くこと。

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