こんにちは、ディレクターの佐藤です。 世の中には様々なタスク管理アプリやオンラインツールがあります。 IT業界の方などは特にアプリやツールをうまく使ってサクサクとタスク管理していそうなイメージ。 私もツールを駆使してカッコ良くタスク管理出来るようになりたい！
そんな訳で弊社のメンバーに聞き込み調査をしてみた所、アプリやツールを使っていたことはあるけど、それを起動して、タスクを記入して、管理して…というタスク管理タスク自体が億劫になって結局やめました、という意見が多数。
意外にも「紙」を使ったアナログなタスク管理方法が一番便利！という声が多かったのでご紹介します。
大事なのはタスク管理自体がとにかく手間にならないようにすること。
「紙にペンで書く」だけという方法は、タスク管理が苦手な方でも簡単に取り入れられると思いますので、是非試してみてください。
メンバーに聞いたタスク管理方法を、ポイントごとにまとめて紹介します。基本的な流れはこんなかんじ。
一見単純すぎるように見えますが、以下のポイントを押さえることで便利さがアップします！
やるべきタスクをリスト化し、１枚の紙にまとめます。「4.終わったらチェックしてタスクを消す」でも後述しますが、リストは１日１枚で管理するのがポイントです。紙はノートでも、付箋でも、メモ用紙でも、自分が使いやすいものでOK。
タスクの優先順位をつけます。
ここで覚えておくと便利な時間管理マトリクス※という考え方の登場です。これは重要度と緊急度を軸に作られる4つの領域のことです。
このそれぞれの領域にタスクを入れて優先度を整理してみます。
上の付箋を当てはめるとこんな感じになります。
プロジェクトの進行を第一に考えると「相手がいるもの」「期限が近いもの」は①に入ってきます。
私の場合は①と②を「今日やるべきこと」として必ずその日のうちに完了し、③は「今日やった方がいいこと」で翌日に持ち越してもまあOK、④は翌日以降にやった方が良いもの、として整理しています。
また、優先度に関わらず10分以内の短時間で完了するタスクをピックアップしておき、重要度の高いタスクのスキマ時間にそのタスクを完了させて時間を効率的に使うというメンバーもいました。
さて、優先順位通りにタスクに取り組んでいくのですが…
仕事をしていると突然新しいタスクが舞い込んできます。
こういった「想定外」への対処方法は主に以下のような2タイプでした。
短時間で終わるタスクは速攻で片付けるというのは、「2.緊急度、重要度を軸に優先順位をつける」でも出てきましたが、効率良く業務を進めるコツの一つです。
ちなみに、こういった新規タスクが舞い込む原因となるのが主にメールかと思います。メールは、受信したらすぐにチェックして内容を見て対処を判断する、というメンバーがほとんど。何か作業している間はメールをチェックせず切りの良いタイミングでまとめて見る、というのは少数派でした。
タスクをリスト化しておくことの醍醐味はコレだと思います。
終わったら消す！！達成感があります。
その日のタスクが完了したらリストを見返し、残ったタスクを次の日用の紙に書き写します。これをやらないと、やり残したタスクをうっかりやらないまま放置…なんてことになりかねます。
一日の終わりに次の日のタスクを整理しておくだけで、朝、パソコンの前に座って「さて、何から手をつければいいんだっけ…」という状態にならずに、スムーズに仕事に取り組むことが出来ると思います。
私はその日のタスクリストは終わったら捨てる派ですが、中にはきちんとファイリングして後から見返せるようにしているという几帳面なメンバーも。尊敬。
日々のタスクの中には、この資料を◯日までにクライアントに提出、この日にデータ納品、など、ハズしたらまずいクリティカルなタスクがあります。
そういったものは、
という対処をしているメンバーが多かったです。
重要度の高い事柄は、日々のタスク管理とは違うツールを使って忘れないように工夫をしているんですね。
総括するとポイントは以下のようなところです。
以上、紙とペンでできるタスク管理方法をご紹介しました。
自分に合うタスク管理方法を見つけてデキる仕事人になりましょう！
東京生まれ、茨城育ち。キャンプと漫画とくだらない笑いが大好きです。
今まではなんでも自分でやりたい派でしたが、最近はチームの成長を一番に考えてます。
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