きちんとクライアントや制作メンバーとスケジュールを共有したのに、プロジェクト進行にはなぜか遅れが出てしまう。プロジェクトを確実に進めるために、「何を」「誰に」「いつ」お願いすると効果的なのか、押さえるべき要点をまとめてみました。
１度のスケジュール共有で安心は禁物？
一般的には実制作が始まる前に、クライアントや制作メンバーとスケジュールを共有します。
しかし、一度説明したからといって関係者全員に伝わったと安心するのは早計です。
各工程の制作メンバーは、往々にして「自分の担当範囲」ばかりに目が行き、「自分の担当範囲外」のスケジュール認識は曖昧になりがち。
また、クライアントは制作者ではないので、「全体の流れ」は把握できても「各工程でどのような作業を行うか」までは、具体的にイメージがわきません。
結果、関係者は各々異なった認識を持ったままプロジェクトが進行する事になります。
まずは「工程把握」
プロジェクト開始前に、①各工程で必要なタスクは何か、②タスクに対して関係者がどのように関わっているか、を洗い出します。
プロジェクト全体を漠然と捉えるのではなく、細分化して把握しておくことが重要です。
例えば「何か演出を取り入れる」という場合には、①技術的に実現可能かどうかの調査、②仕様による制限の有無の確認、③承認を取る必要のある関係者のリストアップなど、その工程に必要なタスクを分類して準備します。
事前に作業を把握をしておけば、全工程の中にどのようなリスクが潜んでいるかが見えやすくなり、
それに対して関係者に注意を促して備えるなど、各工程において十分な準備と柔軟な対応をすることができます。
誰に共有すれば良い？「関係者」を見極める
Webディレクターが制作上直接関わるのは「クライアントの担当者」「社内の制作メンバー」「協力会社」などが一般的に挙げられます。しかし、目の前にいる担当者だけがプロジェクト関係者の全てでしょうか。
例えばビーワークスでは、プロジェクトの状況に応じて担当以外のメンバーと作業を分担することがあります。
こうした場合、後から参加したメンバーにも、プロジェクト全体の制作スケジュールを共有しておかないと、そのタスクが後工程に関わる重要なタスクであることを認識しないまま作業を進めてしまう恐れがあります。
これは協力会社に制作の依頼をするときも同様です。
また、クライアントに制作物の確認をしてもらう場合には、担当者の先に上長など別の決裁者がいる場合がほとんどなので、決裁者にまで伝わるような情報伝達の工夫が必要となります。
関係者は知らぬ間にどんどん増えている場合があるので、担当者の『周辺』や『先』を意識して見極めていく必要があります。
「適切なタイミング」で共有する
スケジュールを正しく認識できる「適切なタイミング」は各関係者によって異なります。
制作メンバーは、複数のプロジェクトを同時に進行しているため、こまめに進捗を確認しながらスケジュールを調整していきます。
また、クライアントには各工程に入る前に、具体的な作業内容をきちんと説明した上で、プロジェクトを進行します。
プロジェクトを前に進めるためには、それぞれに「適切なタイミング」を計って、各関係者毎に細やかに必要な情報を共有することが肝要です。
共有の際に心がけること
例えば「○／○の○時までに提出（確認）してほしい」ではなく、「○／○の○時までに提出してほしい。その後工程は〜をする予定になっていて、その日時までに対応していないと他工程に影響がでる」と説明します。一方的なお願いではなく、１つのプロジェクトへのスケジュール認識を共有し、完成に向けて同じ方向へ進む道のりを示すような情報伝達が重要になります。
- 【クライアント】・・・制作物の確認をお願いする日時だけでなく、全工程の中での進捗パーセンテージや、後工程の予定を知らせます。
- 【制作メンバー】・・・制作に関する全般情報に加え、確認方法やフローなどの全体ルールを伝えます。途中からプロジェクトに参加した場合でも、きちんと前提情報を説明します。全体像が見えづらい立場なので、忘れないように随時声かけをします。
- 【協力会社】・・・外部の企業と協力体制を組んでる場合は何事も事前に連絡。相手の状況を考慮して。
まとめ
「何を（タスク）」「誰に（関係者）」「いつ（タイミング）」お願いするか。
要点を押さえることによって、プロジェクト全体への見通しがクリアになって進行に余裕が生まれ、制作物の企画や品質の向上により一層注力することができるようになります。
どんなプロジェクトも気持ちに余裕を持って進められるよう、心がけていきたいですね！